Datenschutz beim Postversand: Worauf Praxen achten sollten

Ein Brief aus der Praxis verrät oft mehr, als man denkt: dass jemand Patient ist, in welcher Fachrichtung, manchmal sogar warum. Gesundheitsdaten gehören nach der DSGVO zu den besonders geschützten Daten, und für Ärztinnen, Ärzte und ihr Team gilt die Schweigepflicht.

Dieser Beitrag gibt allgemeine Hinweise und ist keine Rechtsberatung. Für Ihre Praxis ist Ihr Datenschutzbeauftragter die richtige Ansprechperson.

Was außen auf dem Umschlag steht

• Empfänger: Name und Anschrift, sonst nichts. Keine Diagnosen, keine Hinweise auf den Inhalt.
• Absender: Ein Absender wie „Praxis für Psychotherapie“ kann für Nachbarn oder Mitbewohner aufschlussreich sein. Viele Praxen nutzen einen neutralen Absender, etwa nur den Namen.
• Fensterumschläge: Im Fenster darf nur die Anschrift sichtbar sein. Prüfen Sie, ob das Schreiben so gefaltet ist, dass beim Verrutschen keine weiteren Zeilen zu sehen sind.

Richtig adressieren

Ein falsch zugestellter Befund ist eine Datenpanne. Die häufigste Ursache ist eine abgetippte Adresse mit Zahlendreher oder eine veraltete Anschrift. Wer die Adresse direkt aus dem Praxisverwaltungssystem übernimmt, vermeidet Tippfehler, sofern die Stammdaten aktuell sind.

Wichtige Post nachweisbar verschicken

Für Unterlagen, deren Zugang Sie belegen müssen, eignet sich ein Einschreiben. Welche Variante passt, lesen Sie im Beitrag zu Einschreiben, Einwurf und Rückschein.

Wo Patientendaten beim Frankieren bleiben

Beim Kauf von Porto über einen Online-Dienst sollten Sie wissen, welche Daten das Haus verlassen. Bei Praxisporto ist das bewusst wenig:

• Die Adresse kommt vom PVS auf den Arbeitsplatz und geht von dort direkt an den Drucker.
• Der Server erfährt nur Produkt, Anzahl und Druckauflösung und liefert das Bild der Marke zurück.
• Das Druckprotokoll enthält Datum, Produkt und Preis, aber keine Namen und keine Adressen.

Mehr dazu auf der Seite Datenschutz und Sicherheit.

Häufige Fragen